会社のハウスルールを決める作業

総務の仕事でわりと好きなことのひとつに「ルールづくり」があります。

設備や施設、システムには必ず仕様があります。もちろん、人間に何の負荷なく作業できればベストなのですが、仕様のカベで人間の方が運用でカバーしないといけないことがだいたい発生します。

そういう場合の社内共通ルールを考えるのが嫌いではありません。

今回は社内施設の出入り口のカギの仕様が変わりました。今までは物理的なカギを使っていたのですが、電子錠にして入退室の制限をつけたりログをとったりすることができるようになります。とても便利です。

しかしハードルが現れます。

お客様が使うIDと社内で使うIDの使い分けが必要です。社内でも管理者的な立場の人、めったに使わない人で用途が異なります。使い勝手のことを考えると個別にIDとPWを発行するのでなく、部門別でもいいかもしれません。そのIDとPWはどうやって周知するのか、退職者が出たときにはどうするのか…そういう状況を一つひとつ潰していくと「あるべきルール」が見えてきます。

利便性とセキュリティはトレードオフの関係になりますが、ヘビーユーザーにはできるだけ緩く、ゲストには高いセキュリティを割り振れるようなバランスが必要です。このバランスをどう考えるかに、総務の人の会社への「愛」が見て取れるように思います。